"सिले हुए और क्रमांकित x संख्या की चादरें" शायद एकमात्र ऐसी चीज है जो दस्तावेजों को स्टेपल करने की आवश्यकता के बारे में दिमाग में आती है। दस्तावेजों की सिलाई कैसे करें? नवागंतुक तुरंत कागजों के ढेर की कल्पना करता है, बैंक सुतली के साथ कसकर बांधा जाता है, कास्टिक धूल से ढका होता है, कहीं एक लेखाकार या कार्मिक विभाग के कार्यालय के कोने में।
हालांकि, सब कुछ उतना सरल और सतही नहीं है जितना पहली नज़र में लगता है। इस कठिन मामले में गलतियों से बचने के लिए आपको क्या जानना चाहिए? एक तस्वीर के अनुसार धागे के साथ दस्तावेजों को कैसे सीवे? इन प्रश्नों पर चरण-दर-चरण निर्देशों में विस्तार से चर्चा की जाएगी।
पुराने जमाने के स्टेपल क्यों करते हैं?
ऐसी कई सरकारी एजेंसियां हैं जिन्हें फ़ैक्टरी तरीके से नहीं, बल्कि मैन्युअल रूप से, थ्रेड्स का उपयोग करके दस्तावेज़ों को सिलने की आवश्यकता हो सकती है। यह, सबसे पहले, कर निरीक्षक, संग्रह है, वे कागजात की स्वीकृति के दौरान धागे के साथ दस्तावेजों को सीवे करने के लिए कहते हैंव्यक्तिगत उद्यमियों का पंजीकरण, कानूनी इकाई का पंजीकरण या निविदा के लिए कागजी कार्रवाई। दस्तावेजों को ठीक से कैसे स्टेपल करें, फोटो नंबर 2 दिखाता है। आमतौर पर मोटे धागे और मोटी सुई का प्रयोग करें।
ऐसा माना जाता है कि इस तरह से बंधी हुई प्रतिभूतियों को खोना, नकली या बदलना अधिक कठिन होता है। कुछ संगठन, ठीक इसी वजह से, महत्वपूर्ण दस्तावेजों को बन्धन के ऐसे "दादा" रूप का उपयोग करते हैं। एक और तर्क है - कभी-कभी कागजात सख्ती से गोपनीय होते हैं, और प्रबंधक, प्रचार या प्रतिस्पर्धियों के प्रभाव से डरते हुए, इस तरह के काम को केवल एक विश्वसनीय व्यक्ति को सौंपते हैं, विशेष फर्मों की मदद से इनकार करते हैं।
महत्वपूर्ण
गलत तरीके से सिले हुए दस्तावेज़ किसी उद्यम को पंजीकृत करने या फिर से पंजीकृत करने से इनकार कर सकते हैं, संग्रह में कागजात स्वीकार कर सकते हैं, एक निविदा के लिए प्रतियोगिता से संगठन को हटाने के लिए नेतृत्व कर सकते हैं, घटना में नियामक प्राधिकरण के निर्णय को प्रभावित कर सकते हैं। संगठन के एक लेखा परीक्षा की।
क्या एक समान मानदंड हैं?
आज तक, एक पैटर्न के अनुसार धागे के साथ दस्तावेजों को कैसे सिलाई जाए, इस पर कोई स्पष्ट नियम नहीं हैं। केवल सिफारिशें और निर्देश हैं। मूल रूप से, उद्यम रोसारखिव के पद्धतिगत विकास का उपयोग करते हैं, जिन्हें 2009 में आदेश संख्या 76 द्वारा अनुमोदित किया गया था, GOST "कार्यालय कार्य और संग्रह" की आवश्यकताएं, साथ ही रूस के सेंट्रल बैंक के निर्देश।
प्रारंभिक चरण
स्टेपल किए जाने वाले सभी दस्तावेजों का पूर्वावलोकन किया जाना चाहिए, यदि पेंसिल के निशान हैं, तो उन्हें मिटा दें। जरूरीप्रत्येक पृष्ठ पर ध्यान से विचार करें, उन्हें एक-दूसरे से चिपके रहने से बाहर करें, स्टैक में दस्तावेज़ों का तार्किक और सही क्रम सुनिश्चित करें। तेज वस्तुओं, पिन, स्टेपल या पेपर क्लिप को हटा दें, क्योंकि वे बाध्यकारी धागे को नुकसान पहुंचा सकते हैं और परिणामस्वरूप दस्तावेज़ का नुकसान हो सकता है। दाहिने कोने में एक साधारण काली पेंसिल से पृष्ठों को क्रमांकित करना आवश्यक है, रंग सहित स्याही के उपयोग की अनुमति नहीं है। आप दस्तावेज़ के पाठ के बहुत करीब संख्या नहीं कर सकते, जितना अधिक इसे ओवरलैप करें। केवल शीट के सामने वाले हिस्से को ही क्रमांकित किया गया है। स्टेपल किए गए दस्तावेज़ की कुल मात्रा 250 शीट से अधिक नहीं होनी चाहिए, और बाध्य और क्रमांकित दस्तावेज़ की ऊंचाई 4 सेंटीमीटर से अधिक नहीं होनी चाहिए। धागे के साथ दस्तावेजों को कैसे सीना है इसका एक उदाहरण फोटो में दिखाया गया है।
तैयारी का अगला चरण उपकरणों का चयन है। धागे के साथ दस्तावेजों को ठीक से सीवे करने के लिए, आपको आवश्यकता होगी: एक आवारा, विशेष धागे, एक कार्डबोर्ड कवर, जैसा कि फोटो में है। कुछ मामलों में, एक छेद पंच का उपयोग किया जाता है। दस्तावेजों को कैसे और किसके साथ सिलाई करना है, प्रत्येक विशेषज्ञ अपने लिए निर्णय लेता है। कठोर धागे या बैंक सुतली का उपयोग करना सबसे सुविधाजनक है, कुछ मामलों में ऊनी धागे या लेस का उपयोग किया जाता है। ज्यादातर वे सजावट का कार्य करते हैं। आमतौर पर गंभीर रिपोर्ट में अधिक सख्त शैली का उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ स्वयं और इन्वेंट्री के लिए प्रपत्र तैयार करें।
कुछ बारीकियां
- बड़े प्रारूप वाली शीट, उदाहरण के लिए, A3 या A2, को भी क्रमांकित किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, इसे सामान्य नियमों के अनुसार पूरी तरह से विस्तारित और क्रमांकित किया जाता है। फिर मुड़ा हुआ और ध्यान से पीछे चिपका हुआकोने।
- पत्र भरना आवश्यक हो तो उसे खोला जाता है, पहले लिफाफा खुद ही नंबर कर लिया जाता है, फिर पत्र के पन्ने बारी-बारी से लिखे जाते हैं।
- दस्तावेज़ कवर क्रमांकित नहीं है। साथ ही, यदि कोई कवर नहीं है तो शीर्षक पृष्ठ को क्रमांकित नहीं किया जाता है। हालांकि, दूसरी शीट पर पहले से ही "2" नंबर लिखा हुआ है।
- यदि चादरों की संख्या 250 से अधिक है, तो उन्हें आयतन में विभाजित किया जाता है। यह प्रथा अदालतों में आम है। प्रत्येक खंड को अलग से क्रमांकित किया जाना चाहिए।
- दस्तावेजों को स्टेपल कैसे करें यदि शीर्ष दाईं ओर शीट नंबर इंगित करना संभव नहीं है या पूरी शीट पर कब्जा है? ऐसा अक्सर होता है, उदाहरण के लिए, जब किसी फ़ोटो को नंबर दिया जाता है, तो उस स्थिति में पीछे से नंबरिंग की अनुमति होती है।
- गलत नंबरिंग के मामले में, आप नंबर को काट सकते हैं। हालांकि, हस्ताक्षर के साथ सुधार की पुष्टि की जानी चाहिए।
- यदि दो से अधिक शीट स्किप नहीं हैं, तो स्किप किए गए पेजों के लिए एक अक्षर पदनाम का उपयोग करने की अनुमति है। मुख्य दस्तावेज़ की डिजिटल नंबरिंग नहीं बदलती है, लेकिन शीट्स की संख्या बढ़ जाती है। इस मामले में, उस व्यक्ति को चेतावनी देना आवश्यक है जो इस बारे में दस्तावेज प्राप्त करेगा।
- यदि किसी ऐसे दस्तावेज़ को क्रमांकित करना आवश्यक है जो पहले से ही क्रमांकित है या जिसमें क्रमांकन है, तो उसे फिर से क्रमांकित किया जाएगा।
- यदि दस्तावेज़ीकरण में शीट को अलग नहीं किया जा सकता है या उन्हें एक साथ चिपकाया जाता है, तो उन्हें एक शीट के रूप में गिना जाता है। ऐसा तब होता है जब किसी दस्तावेज़, उदाहरण के लिए, उस पर एक चेक, एक तस्वीर या एक समाचार पत्र की कतरन चिपकाई जाती है। लेकिन साथ ही, एक सूची तैयार करना आवश्यक है, और "नोट" कॉलम में या प्रमाणन शिलालेख में, यह स्पष्ट करना अनिवार्य है कि कौन से दस्तावेज़ चिपकाए गए थे, किस पृष्ठ पर और उनमें क्या शामिल था।
कौन से दस्तावेज़ अक्सर धागे से एक साथ सिल दिए जाते हैं? सबसे पहले, घटक और निगमन दस्तावेज। उनके पास अक्सर एक छोटी मात्रा होती है, उन्हें एक अवल के साथ छेदना आसान होता है, और सिलाई करना आसान होता है। सिलाई के लिए कई प्रौद्योगिकियां हैं, आप दो पंचर बना सकते हैं, तीन या पांच। तीन छेद सबसे आम विकल्प है। पांच छेद काम आएंगे जब कुछ दस्तावेज दूसरों की तुलना में छोटे होते हैं, पांच छेदों का कनेक्शन उन्हें बेहतर ढंग से ठीक करने में मदद करेगा। फाइव-होल स्टेपलिंग का उपयोग किया जाता है यदि दस्तावेज़ उच्च मूल्य के हैं, तो इससे उनके प्रतिस्थापन का जोखिम कम हो जाएगा।
धागे के साथ दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे सिलें: चरण-दर-चरण निर्देश
- शीटों को ढेर करें, किनारों को संरेखित करें।
- शीट ऑर्डर चेक करें।
- एक पेंसिल के साथ शीट के बाईं ओर केंद्र में भविष्य के पंचर के स्थानों को सममित रूप से चिह्नित करें। यह एक शीट पर और सभी पर किया जा सकता है।
- पाठ्य से कम से कम 1.5 सेंटीमीटर विचलित होना आवश्यक है।
- चिह्न सख्ती से लंबवत होना चाहिए, एक दूसरे से तीन सेंटीमीटर की दूरी की अनुमति है।
यदि दस्तावेज़ काफी बड़ा है, तो इसे एक अक्ल से छेदना अधिक सुविधाजनक है। आमतौर पर ऊपरी छेद से शुरू करते हैं।
यदि चित्र के अनुसार फैक्ट्री कवर का उपयोग करना संभव नहीं है, तो पृष्ठों को नुकसान से बचाने के लिए पहली और आखिरी शीट को कार्डबोर्ड की एक पतली पट्टी से चिपकाया जा सकता है। धागे की सही लंबाई चुनना महत्वपूर्ण है, आमतौर पर 50 और 80 सेमी के बीच।
धागे से क्लासिक सिलाई - तीन छेद
आइए इस विकल्प का विश्लेषण करें कि दस्तावेजों को कैसे सीना हैतीन छेदों में कदम से कदम। संग्रह में या सत्यापन के लिए कागजात दाखिल करने के लिए यह क्लासिक और सबसे आम विकल्प है। इस मामले में धागे के साथ दस्तावेजों को ठीक से कैसे सीना है, यह फोटो में बेहतर देखा जा सकता है।
दस्तावेजों के ढेर के नीचे सुई और धागे को नीचे लाओ, दूसरे नंबर के छेद से बाहर निकालो। हमें 7-8 सेमी लंबी एक छोटी "पूंछ" के बारे में नहीं भूलना चाहिए, यह अभी भी काम में आएगी। सामने की तरफ, हम सुई को ऊपरी छेद में निर्देशित करते हैं, फिर सुई को सबसे निचले छेद नंबर 3 पर लौटाते हैं। अगला, सुई केंद्रीय छेद में "गोता लगाती है", परिणामस्वरूप, दोनों धागे नीचे रहते हैं। अब उन्हें बंधा जा सकता है।
इसके अलावा, दस्तावेज़ को प्रमाणित किया जाना चाहिए, कागज की एक शीट चिपकी हुई है, एक मुहर और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर शीर्ष पर रखे गए हैं। दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे सिलें और धागों से गाँठ को सुरक्षित करें, आप फोटो में देख सकते हैं।
इसके अलावा, अंतिम शीट के पीछे एक इन्वेंट्री चिपकाई जाती है। शिलालेख हाथ से किया जा सकता है या तैयार किए गए टेम्पलेट्स का उपयोग किया जा सकता है, जैसा कि फोटो में है।
चार छेदों में दस्तावेज़ों को स्टेपल कैसे करें?
चार-छेद भेदी तकनीक लगभग समान है। फर्क सिर्फ इतना है कि दस्तावेज़ को ऊपर से नीचे तक सिला जाता है। यह सिलाई बस्टिंग जैसा दिखता है। केवल इस मामले में इसे उल्टे क्रम में दोहराया जाता है, पहले ऊपर से नीचे, फिर नीचे से ऊपर तक। इस प्रकार, संबंध अंतराल के बिना सजातीय हैं, जैसे कि एक विशाल सिलाई मशीन पर सिल दिया गया हो।
विशेष अवसर
कभी-कभी यह दस्तावेज़ों को लंबवत रूप से नहीं, बल्कि कोने पर जोड़ने की अनुमति देता है। परये मुख्य रूप से वित्तीय रिपोर्टिंग पेपर हैं, जिसमें कैश टेप को बन्धन, दाईं ओर चेक शामिल हैं। ऐसे दस्तावेजों को कोने पर सिल दिया जाता है। दस्तावेज़ों की मानक असेंबली के लिए चरण समान हैं, केवल कोने में छेद किए जाते हैं। आमतौर पर दो होते हैं। शीट बिल्कुल कोने से चिपकी हुई है। इसके अलावा, प्रक्रिया समान है - यह प्रमाणित है, एक मुहर लगाई जाती है।
निष्कर्ष
दस्तावेज को तैयार करने और स्टेपल करने की प्रक्रिया में, यह पहले से सोचना महत्वपूर्ण है कि सभी प्रकार की अप्रत्याशित घटनाओं से बचने के लिए दस्तावेजों को कैसे स्टेपल किया जाए। उदाहरण के लिए, कभी-कभी आपको पहले से ही बाध्य और संग्रहीत दस्तावेजों की एक प्रति बनाने की आवश्यकता होती है। ऐसे क्षणों के बारे में पहले से चिंता करना उचित है। आमतौर पर, मानव संसाधन या लेखा विशेषज्ञ पहले से अनुमान लगा सकते हैं कि कौन सा दस्तावेज़ पहले एक कापियर के माध्यम से चलाया जाना चाहिए। यह काम को बहुत सरल करता है और समय बचाता है।
